Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Financieel

Aandachtspunten SEPA bij de module Automatische incasso in versie 9.1 en 9.2

Support ID: AV-57847
Product: AccountView 9.1, 9.2

U hebt het stappenplan "Maak uw administratie(s) gereed om te werken met SEPA" gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de module Automatische incasso. Wanneer u niet over deze module beschikt, hoeft u deze supportnote niet door te nemen.

Voorbereiding

Voor het incasseren via SEPA gelden nieuwe regels. Het is belangrijk dat u op de hoogte bent van deze vernieuwingen. Uw bankier kan u daar meer informatie over geven. De onderstaande stappen zijn opgesteld om de gegevens die nodig zijn voor de incasso vast te leggen in AccountView zodat u incasso-opdrachten kunt uitvoeren.

Het Service Pack biedt beperkte mogelijkheden voor incasso-opdrachten. Zo kunt u geen zakelijke incasso-opdrachten aanmaken. Of uw bank ondersteunt de onderstaande werkwijze rondom nieuwe incassomachtigingen niet. Versie 9.3 biedt een uitgebreidere ondersteuning van automatische incasso alsmede de zakelijke incasso-variant. Voor een update neemt u contact op met uw AccountView-leverancier.

De organisatie rondom uw incasso-machtigingenbeheer wordt niet behandeld. Daar waar nodig zullen we u van relevante tips voorzien.

Tip 1: De campagnewebsite http://www.overopiban.nl van De Nederlandsche Bank heeft eind mei een online webinar "Starten met SEPA Direct Debit" gehouden waarin praktische zaken rondom de Europese incasso worden toegelicht.

Administratie-instellingen vastleggen

Om te mogen incasseren moet u bij uw bank een (nieuw) incassocontract hebben afgesloten. U krijgt daarna van uw bank een zogeheten "Incassant-ID" of "Creditor-ID". Dit is een uniek identificatienummer van u als incasserende organisatie dat verplicht meegegeven moet worden bij iedere SEPA-incassotransactie. Het Incassant-ID is als volgt opgemaakt:

  • een (ISO) landcode (NL voor Nederland)
  • een controlegetal (2 posities)
  • een branchecode (3 posities, standaard ZZZ, naar keuze zelf aan te leggen)
  • uw Kamer van Koophandel-nummer
  • een locatiecode

Dit Incassant-ID kunt u vastleggen via Opties/Instellingen/Administratie onder het kopje Autom betalingen in het veld Incassant-ID.

Let op: U kunt per administratie maar 1 Incassant-ID vastleggen. Als u gebruik gaat maken van zowel normale incasso (Core) als ook zakelijke incasso (B2B) moet u bij uw bank aangeven dat u maar 1 Incassant-ID kunt gebruiken.

Tip 2: Werkt u met meerdere bedrijfseenheden waarmee geïncasseerd gaat worden? Dan kunt u uw Incassant-ID voorzien van een afwijkende branchecode. In plaats van de standaard ZZZ-waarde kunt u zelf een waarde invullen om uw bedrijfseenheden te identificeren. Per administratie kunt u dit onderscheid vastleggen in de administratie-instellingen.

Controleer en completeer de bankgegevens van uw debiteuren

Om incasso-opdrachten in een SEPA-formaat bij uw bank te kunnen verwerken moet er voor uw debiteuren een IBAN-nummer in de stamgegevens zijn vastgelegd. U kunt hiervoor gebruikmaken van de mogelijkheden zoals deze zijn beschreven in stap 1 van het stappenplan "Maak uw administratie(s) gereed om te werken met SEPA". Uiteraard is het raadzaam om daarna uw debiteurenbestand na te lopen om te onderzoeken of alle gegevens aanwezig zijn en indien nodig deze handmatig aan te vullen.

Dit kunt u in AccountView Business doen door alle relevante velden (tijdelijk) toe te voegen aan uw vensterweergave. Te denken valt aan de velden Bankrekening 1, Bankcode 1 en IBAN 1. Of u kiest Rapporten/Debiteuren, Gedetailleerd.

Tip 3: Raadpleeg de supportnote Flexibel gegevens opvragen met weergaven voor meer informatie.

Controleer en completeer de bankgegevens van uw bankdagboek(en)

Niet alleen de IBAN-nummers van uw debiteuren zijn belangrijk om incasso-opdrachten te verwerken. Ook uw eigen IBAN-nummer(s) moeten goed vastgelegd zijn in AccountView. U kunt dit nalopen via Document/Stamgegevens administratie/Dagboeken. Kies hier de door u gebruikte bankdagboeken voor het aanmaken van betaalopdrachten en ga via Bewerken/Stamgegevens (F6) na of op het tabblad Bankgegevens de velden IBAN en Bankcode zijn ingevoerd.

Nieuwe incassogegevens worden automatisch meegeleverd

Om een Euro-incasso te kunnen verrichten moeten er meer gegevens worden meegestuurd in de incasso-opdracht. Zo moet naast uw Incassant-ID voor elke incassomachtiging het type machtiging, uw unieke kenmerk en de datum van ondertekening meegestuurd worden. Tevens moet u aangeven of het een zakelijke incasso betreft of niet. Aangezien zakelijke incasso niet in uw versie wordt ondersteund, zal elke incasso-opdracht per definitie een normale incasso-opdracht worden.

Tip 4: Aandachtspunten hoe een nieuwe incasso-administratie op te zetten of uw bestaande incasso-administratie te wijzigen kunt u nalezen op de website van Betaalvereniging Nederland. Uiteraard is uw bank hierin uw eerste aanspreekpunt.

Deze nieuwe incassogegevens worden bij het aanmaken van uw incasso-opdracht automatisch meegeleverd.

Indien u een eenmalige incasso-opdracht aanmaakt, dan worden de incassogegevens als volgt in het bestand aangemaakt:

  • Kenmerk = factuurnummer
  • Datum van ondertekening = factuurdatum

Indien u een doorlopende incasso-opdracht aanmaakt (ongeacht eerste/vervolg/laatste), dan worden de incasso-gegevens als volgt in het bestand aangemaakt:

  • Kenmerk = debiteurnummer
  • Datum van ondertekening = 1-11-2009

Let op:

  • Onder bepaalde voorwaarden mag u een bestaande Nederlandse incasso omzetten naar een Euro-incasso. Om het onderscheid tussen oude incassomachtigingen en nieuwe incassomachtigingen te kunnen maken is afgesproken de datum van Ondertekening voor bestaande machtigingen standaard met de datum 1-11-2009 te registreren.
  • Voor nieuw afgesloten machtigingen hoort u de daadwerkelijke datum van Ondertekening te registreren. In uw versie is dit echter niet mogelijk. Afhankelijk van uw bank kan dit betekenen dat u geen nieuwe SEPA-incassomachtigingen kunt afsluiten en incasseren;
  • Informeert u bij uw bank of u met uw nieuwe incassocontract (tot 1 februari 2014) nog "oude" incassomachtigingen mag afsluiten voor nieuwe Nederlandse klanten (in het kader van de zogeheten "duale periode"). Als dat zo is, mogen deze worden hergebruikt met een datum van Ondertekening met de standaarddatum 1-11-2009.

Tip 5: AccountView voorziet niet in een digitaal mandaatregistratiesysteem. Om de incassomachtiging(en) van uw klant toch digitaal in te kunnen zien, kunt u deze inscannen en koppelen op het tabblad Documenten in het venster Stamgegevens debiteur en/of Stamgegevens abonnement.

Aanmaken incasso-opdracht

Het aanmaken van de incasso-opdracht verloopt nagenoeg op dezelfde manier als u voorheen gewend was. U selecteert en markeert de te incasseren posten in het venster Automatische incasso. Daarna kiest u Rapporten/Proefincasso of Rapporten/Incasso. Bij Formaat kiest u in plaats van ClieOp03 voortaan het formaat SEPA (naam bank).

Bij Machtiging geeft u aan voor welk machtigingstype u een incasso-opdracht wenst aan te maken. U kunt in uw versie geen combinaties van machtingstypen gebruiken. Dit betekent dat u per machtingstype (handmatig) uw selectie moet maken en voor elk machtingstype een aparte incasso-opdracht.

Tip 6: Werkt u ook met de module Automatische incasso in combinatie met Telebankieren Rabobank? Leest u dan ook de volgende aandachtspunten: Directe bankkoppeling (i.c.m. Rabobank).

Overige aandachtspunten

  • Er moet een IBAN-nummer zijn ingevuld voor het gebruikte bankboek.
  • Er moet een IBAN-nummer zijn ingevuld voor iedere debiteur in de opdracht.
  • Het bedrag moet minimaal € 0,01 en maximaal € 999.999.999,99 zijn.
  • Bij Rabobank, ING en Van Lanschot mag de verwerkingsdatum en/of agenderingsdatum maximaal 12 maanden in de toekomst liggen; de overige banken hebben hier geen uitspraak over gedaan. AccountView controleert hier in die gevallen ook niet op.
  • Als er geen bankcode is vastgelegd voor een gebruikt IBAN-nummer, dan zal dit worden gemeld bij het aanmaken van de opdracht:

  • AccountView voorziet niet in een opvolgingssystematiek voor incassogegevens. U moet zelf controleren of er een Eerste, Vervolg of Laatste incasso gedaan moet worden bij een Doorlopende machtiging.
  • Er is met regelgeving bepaald dat een doorlopende incasso-machtiging  36 maanden na de laatste incassodatum automatisch komt te vervallen. AccountView voorziet niet in een automatische controle hierop. Deze zult u zelf (handmatig) moeten uitvoeren.