Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Financieel

Stappenplan - 'Maak uw administratie(s) gereed om te werken met SEPA'

Support ID: AV-57841
Product: AccountView 9.1, 9.2, 9.3

Dit stappenplan hebt u nodig om uw administratie(s) in AccountView gereed te maken om te werken met SEPA. Het bevat verwijzingen naar andere documenten met aandachtspunten voor specifieke modules en producten. Van belang is dat u eerst de pagina 'SEPA en AccountView' leest. U kunt alleen gebruikmaken van SEPA als u met een geschikte versie van AccountView werkt. Vanaf versie 9.3 wordt SEPA standaard ondersteund. Voor versies 9.1 en 9.2 zal middels een Service Pack ondersteuning geboden worden. Zorg ervoor dat u dus met het meest recente Service Pack voor uw versie werkt. U kunt het Service Pack vinden op www.vismasoftware.nl/sp of ophalen via Infoline. In deze supportnote gaan we ervan uit dat u werkt met een geschikte versie met het meest recente Service Pack.
 
Lees dit stappenplan eerst helemaal door, inclusief de op u van toepassing zijnde module- en productspecifieke informatie voordat u met de uitvoering ervan begint. U kunt dan de volledige situatie overzien en op basis daarvan de overgang gericht aanpakken. Dit stappenplan is ook beschikbaar in het Engels: Step-by-step Plan - “Get your company/companies ready for working with SEPA”.

Overzicht van de te volgen stappen per administratie

1. IBAN-nummers vastleggen:

  • in de stamgegevens van dagboeken
  • in de stamgegevens van debiteuren en crediteuren
  • in de stamgegevens van autocodes

2. Module- en productspecifieke wijzigingen doorvoeren

De stappen

1. IBAN-nummers vastleggen

Voor SEPA-betalingen en -incasso’s kunnen alleen IBAN-nummers worden gebruikt. Het is dus van cruciaal belang dat deze gegevens aanwezig zijn binnen uw administratie(s) om straks met behulp van de nieuwe SEPA-formaten succesvol betaalopdrachten of incasso’s uit te voeren of bankafschriften in te lezen. Het is raadzaam om IBAN-nummers alleen in de administratie(s) van uw huidige boekjaar vast te leggen. Hieronder worden 3 mogelijkheden beschreven om IBAN-nummers in AccountView vast te leggen. Welke keuze (of combinaties hiervan) u gaat gebruiken, hangt af van uw situatie of voorkeur.

Wat zijn hiervoor uw mogelijkheden?

a. Bankgegevens importeren/exporteren m.b.v. de wizard
b. IBAN-nummers genereren
c. Handmatig IBAN-nummers vastleggen

a. Bankgegevens importeren/exporteren m.b.v. de wizard

Na de installatie van minmaal Service Pack G voor versie 9.1 of Service Pack C voor versie 9.2 wordt de wizard Gegevens IBAN en BIC importeren/exporteren geïntroduceerd. Deze wizard is in versie 9.3 standaard aanwezig. Met deze wizard exporteert u geldige Nederlandse bankrekeningnummers (waarvan nog geen IBAN-nummer bekend is) uit een of meer administraties naar een CSV-bestand dat u zonder verdere bewerkingen kunt aanleveren bij IBAN BIC SERVICE (of een andere externe dienstverlener). De door u gekozen internetservice vult het bestand met bankrekeningnummers aan met IBAN-nummers en BIC-codes, waarna u deze weer in AccountView kunt importeren.

De volgende zaken worden uitgevoerd door deze wizard:

  • bankrekeningnummers worden verzameld uit de geselecteerde administraties;
  • deze lijst met rekeningnummers wordt ontdubbeld;
  • niet geldige rekeningnummers worden eruit gefilterd (voor zover mogelijk);
  • handmatig vastgelegde IBAN-nummers worden niet overschreven;
  • ontbrekende bankcodes worden aangemaakt (bankcode=BIC-code);

Over de uitgevoerde bewerkingen is rapportage beschikbaar.

In de volgende vensters worden bij het importeren gegevens toegevoegd:

  • Dagboeken
  • Debiteuren
  • Crediteuren
  • Banken
  • Autocodes (indien Autocodering bijwerken is gemarkeerd bij zowel de export als import)

Het is mogelijk de wizard te gebruiken terwijl andere gebruikers de administratie(s) bewerken. Indien een gebruiker een stamgegeven in gebruik heeft dat door de importslag aangevuld moet worden, dan wordt dat overgeslagen. Dit zal in het rapport worden aangegeven. Hoe u deze wizard kunt gebruiken, ziet u in onderstaande video. De stappen die u in de video ziet, staan ook in Stappen om in AccountView IBAN-nummers en BIC-codes te importeren

b. IBAN-nummers genereren

Het automatisch omnummeren wordt al sinds 2009 ondersteund binnen AccountView in de vensters Debiteuren, Crediteuren en Dagboeken. Met de menu-optie Document/IBAN’s genereren is het mogelijk om op basis van het huidige (post)bankrekeningnummer en de gekoppelde bankcode (met daarin de BIC-code vastgelegd) één of meerdere IBAN-nummers te genereren voor Nederlandse debiteuren en crediteuren of uw dagboeken. Ook van deze optie is een video gemaakt en de stappen kunt u nalezen in Stappen om in AccountView IBAN-nummers te genereren.

 

c. Handmatig IBAN-nummers vastleggen

In de vensters Debiteuren, Crediteuren, Dagboeken en Autocodering kunt u via Bewerken/Stamgegevens (F6) uw handmatige wijzigingen invoeren.

Let op:

  • Alleen geldige Nederlandse bankrekeningnummers kunnen worden geïmporteerd of gegenereerd. IBAN-nummers van debiteuren en crediteuren van de overige EER-zone-landen moeten handmatig worden vastgelegd.
  • Indien u gaat genereren of importeren is het raadzaam vooraf een back-up te maken van de betreffende administratie(s). In de 1e minuut van de video wordt uitgelegd hoe u dit doet.
  • IBAN’s genereren voorziet niet in het omzetten van bankrekeningnummers die gebruikt worden in autocodes. U moet deze handmatig aanpassen. Indien u dit toch in serie wenst uit te voeren, adviseren wij u de in stap a beschreven wizard te gebruiken.

2. Module- en productspecifieke informatie

Eerst een algemene aanwijzing over layouts: als u over een of meer van de modules Facturering I, Inkoop I, Verkooporders, Goederenuitgifte, Baliefacturering en Aanmaningen beschikt, dan gebruikt u layouts. Controleer in elk van uw layouts of daarin uw IBAN-nummer(s) en BIC-codes staan. Vervang uw oude rekeningnummer(s) zo spoedig mogelijk.

Wij adviseren u om tijdig uw AccountView-leverancier in te schakelen bij een complexere inrichting. Hierbij kunt u denken aan het wijzigen van meerdere layouts met daarin extra velden waarvoor een algemene uitdrukking is vastgelegd. Uw AccountView-leverancier heeft ruime ervaring met het aanmaken en ontwerpen van layouts.

Hieronder volgen verwijzingen naar gerichte informatie per Visma-product en AccountView-uitbreidingsmodule. Klik op de module als u deze gebruikt.

AccountView-modules:

Visma-producten: